Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

Covytra
Frank Gosch
Imstedt 29
Hamburg, Deutschland

E-Mail: hello@covytra.com
Telefon: +49 40 740 780 54

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zum Umgang mit personenbezogenen Daten haben, können Sie uns über die oben genannten Kontaktdaten erreichen.

Wir sind derzeit gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Für alle Datenschutzanfragen nutzen Sie bitte die angegebenen Kontaktdaten.

2. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, wenn Sie:

diese Website besuchen,
uns per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular kontaktieren,
uns eine kurze Sprachnachricht über die Website senden.

Sie gilt insbesondere unter der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und der UK DSGVO, soweit relevant.

3. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur dort, wo dies gesetzlich erlaubt ist. Je nach Situation sind die relevanten Rechtsgrundlagen insbesondere:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung (zum Beispiel, wenn Sie aktiv einer optionalen Verarbeitung zustimmen),
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen (zum Beispiel, wenn Sie uns mit Projektanfragen kontaktieren),
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO - berechtigte Interessen (zum Beispiel, um unsere Website zu betreiben und zu sichern, allgemeine Anfragen zu beantworten oder Rechtsansprüche geltend zu machen).

Wenn wir auf berechtigte Interessen stützen, tun wir dies erst nach Abwägung, dass unsere Interessen Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen.

4. Besuch unserer Website: Server-Logs

Wenn Sie auf diese Website zugreifen, werden technische Daten automatisch von unserem Hosting-Provider (zum Beispiel IONOS oder ein vergleichbarer Anbieter) erfasst. Dazu gehören:

IP-Adresse,
Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
aufgerufene Seiten und angeforderte Dateien,
übertragene Datenmenge,
Referrer-URL (zuvor besuchte Seite),
Browsertyp und -version,
Betriebssystem und Gerätetyp.

Diese Log-Daten werden verarbeitet, um den technischen Betrieb, die Stabilität und Sicherheit der Website zu gewährleisten, z.B. um Störungen oder Angriffe zu erkennen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und stabilen Website).

Log-Daten werden in der Regel kurzzeitig gespeichert und dann gelöscht oder anonymisiert, sofern nicht eine längere Aufbewahrung aus Sicherheits- oder Beweisgründen erforderlich ist.

5. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website kann Cookies oder ähnliche Technologien nutzen.

Essenzielle Cookies: Diese sind für den Betrieb der Website und grundlegende Funktionen erforderlich (zum Beispiel das Speichern von Spracheinstellungen oder die Aufrechterhaltung einer Session während der Formularübermittlung). Sie werden auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer funktionalen Website) gesetzt.
Analytics (Google Analytics 4): lädt nur, nachdem Sie im CMP zugestimmt haben (Opt-in). Zweck: Nutzungsmessung und Verbesserungen der Website. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Sie können Ihren Browser so konfigurieren, dass er Cookies blockiert oder anzeigt. Das Blockieren essenzieller Cookies kann einige Funktionen der Website beeinträchtigen. Sie können die Analytics-Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Analytics-Zustimmungs-Cookie löschen oder das CMP erneut öffnen und "Ablehnen" wählen.

6. Kontaktaufnahme (E-Mail, Telefon, Kontaktformular)

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen bereitgestellten Daten (zum Beispiel Name, Firma, Kontaktdaten und Nachrichteninhalt), um Ihre Anfrage zu beantworten.

Die genauen Daten hängen davon ab, was Sie bereitstellen möchten. Pflichtfelder im Formular sind entsprechend gekennzeichnet.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage vertragsbezogen oder vorvertraglich ist, und
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für allgemeine Anfragen (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen zu unseren Dienstleistungen und unserem Geschäft).

Wir speichern Kontaktanfragen so lange, wie es zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist und, soweit anwendbar, um gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (zum Beispiel nach Handels- oder Steuerrecht) nachzukommen.

7. Sprachnachrichten / Audio-Notizen

Sie können optional über eine in das Kontaktformular integrierte Aufzeichnungsfunktion eine kurze Sprachnachricht senden. In diesem Fall verarbeiten wir:

Ihre Audio-Datei,
die damit übermittelten Metadaten (zum Beispiel Aufnahmezeit, Dateityp),
die Informationen, die Sie im Kontaktformular angeben.

Zur Umwandlung von Sprachnachrichten in Text können wir spezialisierte Dienstleister nutzen (zum Beispiel Speech-to-Text / KI-Dienste). Diese Anbieter handeln als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag und sind vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO gebunden.

Je nach Anbieter kann die Verarbeitung in der EU/EWR und in einigen Fällen in Drittländern wie den USA stattfinden. In solchen Fällen stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau sicher, zum Beispiel durch von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln oder gleichwertige Garantien unter der UK DSGVO.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Sprachnachricht vertragsbezogen oder vorvertraglich ist, und
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für allgemeine Anfragen (berechtigtes Interesse daran, flexible Kontaktmöglichkeiten anzubieten).

Wir speichern Audio-Dateien und Transkriptionen nur so lange, wie es zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist und entsprechend gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

8. Dienstleister und Empfänger von Daten

Wir nutzen externe Dienstleister zum Betrieb und zur Wartung dieser Website sowie zur Erbringung unserer Dienstleistungen. Dazu gehören insbesondere:

Hosting- und Infrastruktur-Provider,
E-Mail- und Telekommunikationsdienstleister,
IT-Support- und Wartungsanbieter,
Speech-to-Text / KI-Anbieter zur Verarbeitung von Sprachnachrichten.

Diese Dienstleister verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach unseren Anweisungen und sind durch vertragliche Auftragsverarbeitungsvereinbarungen gemäß Art. 28 DSGVO gebunden.

Darüber hinaus können Daten an Dritte übermittelt werden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (zum Beispiel an Behörden) oder dies erforderlich ist, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

9. Internationale Datenübermittlungen

Wenn wir Dienstleister außerhalb der EU/EWR oder des UK nutzen oder Daten aus solchen Ländern abgerufen werden, wird ein angemessenes Datenschutzniveau durch eine der folgenden Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet:

ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder der britischen Regierung, oder
standardvertragsklauseln nach EU- oder UK-Recht, kombiniert mit zusätzlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, wo notwendig.

Sie können uns für weitere Informationen und Kopien der verwendeten Sicherheitsmaßnahmen kontaktieren.

10. Aufbewahrungsfristen

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorschreiben.

Insbesondere:

Server-Logs: in der Regel einige Wochen, es sei denn, Daten werden länger für Sicherheits- oder Beweisgründe benötigt,
Kontaktanfragen (einschließlich Sprachnachrichten): solange zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich und gegebenenfalls für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (oft 6 oder 10 Jahre für Geschäftskorrespondenz),
vertragsbezogene Daten: für die Dauer der Vertragsbeziehung und der geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Nach Ablauf der relevanten Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

11. Ihre Rechte als betroffene Person

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten zu:

Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) - Bestätigung, ob wir Ihre Daten verarbeiten, und Erhalt einer Kopie,
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) - unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren zu lassen,
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) - Daten löschen zu lassen, wo bestimmte Gründe vorliegen,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) - Daten, die Sie bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, wo die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag basiert und automatisiert erfolgt,
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) - aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen) zu widersprechen. Insbesondere können Sie der Nutzung Ihrer Daten für Direktwerbung jederzeit widersprechen.

Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte über die oben angegebenen Kontaktdaten.

12. Beschwerderecht

Sie haben zudem das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen, insbesondere bei:

der für Ihren gewöhnlichen Aufenthaltsort oder Arbeitsplatz zuständigen Datenschutzbehörde, oder
der für unseren Sitz zuständigen Behörde.

In Deutschland ist dies zum Beispiel die zuständige Landesdatenschutzbehörde (z.B. Hamburgischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit). In Großbritannien ist dies die Information Commissioner's Office (ICO).

13. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, personenbezogene Daten bei der Nutzung dieser Website bereitzustellen. Einige Funktionen erfordern jedoch bestimmte Daten, um zu funktionieren (zum Beispiel Kontaktdaten im Kontaktformular). Wenn Sie diese Daten nicht bereitstellen, können wir möglicherweise nicht auf Ihre Anfrage antworten.

14. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff und Veränderung zu schützen. Diese Maßnahmen werden kontinuierlich im Einklang mit technologischen Entwicklungen verbessert.

Allerdings ist keine Übertragungsmethode über das Internet oder elektronische Speicherung absolut sicher, daher können wir keine absolute Sicherheit garantieren.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, zum Beispiel um Änderungen im Recht oder in unseren Verarbeitungstätigkeiten widerzuspiegeln. Die aktuelle Version ist immer auf dieser Website verfügbar.